Im Rahmen des VM 2020.1 möchten wir Ihnen unsere Highlights vorstellen. Hierzu wird es eine Reihe von Blogbeiträgen geben, in denen wir auf einige Aspekte eingehen werden. Als dritten Beitrag widmen wir uns heute dem Thema Forecast Plus. Mehr dazu lesen Sie unten.

Sie möchten erfahren, wie Sie der VM Verlags-Manager sowohl in diesen herausfordernden Zeiten als auch in Zukunft unterstützt? Dann melden Sie sich zu unserer Veranstaltung VM & Friends kompakt – Facts & News aus dem knkUniverse am 17. November 2020 in der Zeit von 09:30 Uhr bis 12:30 Uhr an. ZUR ANMELDUNG.

VM Forecast Plus: Wieder da – Reloaded mit 4DView Pro!

VM Forecast Plus ist ein leicht bedienbares, interaktives Berichts-Werkzeug für Monitoring und Steuerung im Anzeigenverkauf. Es gehört zur Lizenzstufe VM-A Business.

Mit wenigen Klicks können Sie Ihre aktuelle Umsatzentwicklung aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Beispielsweise nach Kunden (wie in den gezeigten Abbildungen), aber auch nach Publikationen, Branchen, Verkäufern und mehr. Und das flexibel für einen gewählten Betrachtungszeitraum im direkten Vergleich zu den Vorjahreswerten. Bei stichtagskonformer Buchung auch noch mit Stichtagsbezug.

Der Clou am VM Forecast Plus: Sie haben direkt vor sich die perfekte Ausgangsbasis, um möglichst treffende Forecast-Werte unter Berücksichtigung subjektiver Einschätzungen und dem aktuellen Marktgeschehen zu erarbeiten. Diese Soll-Werte halten Sie direkt neben den aktuellen Bestandswerten fest. Für den eigenen Zuständigkeitsbereich oder in leitender Position mit Ihren Mitarbeitern im Gespräch. Oder gleich mit ganzen Verkaufs-Team am Bildschirm, online oder am großen Bildschirm im Konferenzraum.

Ein Forecast kann gespeichert und fortlaufend überprüft werden. Aktualisieren Sie mit einem Klick die aktuellen Ist-Werte und beobachten Sie diese im Kontext zu den bisherigen Forecast-Werten.

Wo stehen wir? Wo ist Handlungsbedarf? Wer oder was braucht mehr Unterstützung? Wo muss ich meine Erwartungen, meine Soll-Werte revidieren?

In VM 2020 mussten wir Ihnen den VM Forecast Plus mit dem ersten Release vorenthalten. Nun ist er wieder da!

Hintergrund: Auch der Forecast war von der x64-Umstellung betroffen. Er basierte auf der Datenbankkomponente 4D View, die vom Hersteller 4D im Zuge der clientseitigen 64-bit-Fähigkeit als „4D View Pro“ komplett neu entwickelt wurde. Und weil das unser Fundament ist, mussten auch wir unseren Forecast Plus neu entwickeln. Das haben wir gerne getan, denn 4D View Pro bietet viele Verbesserungen und öffnet die Tür für ein Zusammenspiel mit Microsoft Excel!

Hier kurz die wichtigsten Neuerungen und Hinweise zum neuen Forecast Plus, bevor wir ins Detail gehen:

  • Aufgeräumte Masken – einfachere Funktionalität – mehr Möglichkeiten! Mit dem neuen 4D View Pro können wir einige Funktionen direkter und verbessert zur Verfügung stellen, sowie kleine Annehmlichkeiten ergänzen.
  • Der Forecast-Datenbereich sieht aus wie Excel, fühlt sich an wie Excel und bietet wie Excel nun auch in unserem Forecast zahlreiche Funktionen zum Aufbereiten und Darstellen von Daten. Bis hin zu bedingten Formatierungen für eine schicke Visualisierung von Abweichungen.
  • Wer genau hinsieht, entdeckt: Das ist ja alles in Englisch! Hier müssen wir um etwas Geduld bitten, da 4D View Pro noch nicht für Deutsch lokalisiert zur Verfügung steht. Der Hersteller 4D hat dies aber bereits in Arbeit und für eine der nächsten Versionen angekündigt.
  • Ein Forecast kann nun mit wenigen Klicks jederzeit im nativen Microsoft Excel-Format (xlsx) ausgegeben werden! Auch das Öffnen von xlsx-Dateien ist im Forecast möglich.
  • Die Druckausgabe erfolgt nun direkt und ohne Umweg über einen integrierten PDF-Drucker als PDF-Dokument.
  • Die Funktion VM Reporter steht zunächst noch nicht für VM Forecast Plus zur Verfügung. Aktive Abos werden beim Update gelöscht. Die Funktion muss mit dem neuen 4D View Pro technologisch komplett neu aufgesetzt werden, wozu wir ebenfalls erst mit einer der nächsten 4D Versionen die nötigen Funktionskomponenten erhalten.

VM Forecast Plus im Detail: Rahmeneinstellungen und Optionen

Mit der neuen Technologie von 4D View Pro konnten wir einige Workarounds und damit verbundene zusätzliche Funktionselemente an der Oberfläche entfernen. Zum Beispiel können jegliche Formatierungswünsche für Zahlenwerte nun direkt über die vertraute Excel-Optik und -Haptik des 4D View Pro Menüs gelöst werden. Die im Verlagsmanager zuvor ergänzten Elemente für die Formatierung von Zahlenwerten sind entfallen. Auch die Buttons zum Hinzufügen und Entfernen von Zeilen gehören der Vergangenheit an. Sie können in jeder Zeile direkt loslegen!

Wir gehen im Folgenden die komplette Maske durch, damit Sie alles wiederfinden und Neueinsteiger einen guten Überblick erhalten.

Name
Geben Sie hier dem Forecast einen aussagekräftigen Namen, um ihn in Listen fix zu identifizieren.

Objekt
Einschränkung der auszuwertenden Buchungen nach Objekt. Ist hier keine Angabe vorhanden, so werden alle Buchungen im eingestellten Zeitraum (s.o.) berücksichtigt.

Stichtag
Datum für die Definition der zu berücksichtigenden Buchungen für die Spalten Stichtag im Forecast-Arbeitsblatt. Es werden nur Buchungen ausgewertet, die bis zum Stichtag gebucht waren.

Ausgabe
Bei der Erstellung eines nach einem Objekt eingeschränkten Forecasts können Sie hier die auszuwertenden Ausgaben eintragen. Die Angaben in den Feldern Zeitraum werden automatisch mit dem Datum des Erstverkaufsdatums gefüllt.

Zeitraum
Angabe des auszuwertenden Buchungszeitraumes. Die Legende Zeitraum ist ein Hyperlink, über den Sie unterschiedliche, bereits definierte Zeiträume auswählen können.

Dimension
Hier stellen Sie ein, nach welchem Kriterium Sie diesen Forecast kumuliert haben möchten. Zur Verfügung stehen: Kunden, Agenturen, Konzerne, Branchen-Namen, Oberbegriffe, Hauptbegriffe, Produkte, Anzeigenarten, Objekte, Ausgaben, Gebiete, Vertreter, Dispositionsarten, Auftragsarten, Insertionsarten, AB-Status, Farbigkeit, Ressorts, Kalenderwochen, Monate, Quartale, Halbjahre.

„Set laden…“ Funktionsbutton!

Über den Funktionsbutton Set laden… kann ein zuvor passend zur gewählten Dimension gesichertes Set geladen werden. Im Datenbereich des Forecasts werden daraufhin – beginnend an der ausgewählten Zeile – die im Set hinterlegten Matchcodes in der ersten Spalte eingefügt.

NEU! Die Funktion Set laden… gleicht die Daten des Sets mit den bereits vorhandenen Zeilen ab, so dass Daten die bereits im Forecast als Zeile dargestellt werden, nicht doppelt hinzugefügt werden und die manuell erfassten Soll-Werte für bereits vorhandene Daten nicht verloren gehen. So können im Laufe des Jahres unkompliziert beispielsweise Neukunden über ein einfaches Set basierend auf den aktuellen Buchungsdaten hinzugefügt werden, die bei Erstellung oder letzter Aktualisierung der Daten noch nicht in der Datenbasis enthalten gewesen waren

NEU! Der Button stellt nun auch für zeitliche Dimensionen eine Funktion zum Generieren der Auswertungszeilen zur Verfügung! Bei Monaten, Quartalen, Halbjahren und Kalenderwochen werden auf Basis der Zeitraumvorgabe die Zeitintervalle per Klick in den Forecast eingefügt. Zum besseren Verständnis ändert sich die Beschriftung des Buttons bei diesen Dimensionen entsprechend.

 

Maßzahlen
Die Legende Maßzahlen ist ein Hyperlink, über den Sie die gewünschten Soll- und Ist-Werte des Forecasts einstellen. Sie können mehrere Werte selektieren, um z.B. Seiten und Umsatz darzustellen.

NEU! Über den Eintrag Als Standard setzen können Sie die aktuell ausgewählten Werte für die nächsten Forecast-Neuanlagen gleich vordefinieren. Im Feld neben der Legende sehen Sie, welche Werte für den Forecast verwendet werden.

Es stehen zur Verfügung: Seiten, Millimeter, AD-Specials, AD-Impressions, Mal, Umsatz.

Für jede gewählte Maßzahl werden automatisch Spalten in die Abschnitte Eingabe, Vorjahr und Laufendes Jahr des Forecast-Datenbereiches eingefügt. Nachträglich können Maßzahlen auch wieder abgewählt werden. Bestehende Spalten werden dabei automatisch entfernt – inklusive der Soll-Werte!

Bemerkung
Beliebige Bemerkung zum Forecast.

„Berechnen“ Funktionsbutton!

Über den Funktionsbutton Berechnen… werden die Daten in den Abschnitten Vorjahr und Laufendes Jahr des Forecast-Datenbereiches unter Berücksichtigung des gewählten Zeitraumes berechnet. Automatisch werden auch alle Zellen aktualisiert, die über Formeln auf diese Werte zugreifen. Beachten Sie die Einstellungen unter dem Reiter Optionen, die Ihnen diverse Konfigurationen für die Berechnung anbieten!

Bevor wir uns dem Forecast-Datenbereich zuwenden, werfen wir einen Blick auf die weiteren Konfigurationsmöglichkeiten, die sich unter dem Reiter Optionen finden.

Im Abschnitt Umsatz-Angabe definieren Sie, welche Umsatzwerte dem Forecast zu Grunde liegen sollen.

Kunden-Netto / Agentur-Netto / Brutto-Betrag              
Wählen Sie hier, ob Sie eine Betrachtung nach Kunden-Netto, Agentur-Netto oder Anzeigen-Brutto vornehmen wollen.

Nur Effektivwerte

Setzen Sie diese Option, wenn Sie nicht mit den fakturierten Umsatzwerten, sondern mit den effektiven Umsätzen arbeiten möchten (nur für Kunden- und Agentur-Netto)

Stornos
Bei aktiver Option Stornos berücksichtigen fließen nach dem Stichtag stornierte Buchungen in die Berechnung der Stichtagswerte mit ein.

Im Abschnitt Gratis & Reservierungen lässt sich filtern, ob reservierte und/oder Gratisbuchungen aus den Vergleichszahlen ausgesondert werden sollen.

Gratis-Buchungen ausfiltern

Mit dieser Option filtern Sie die Gratisbuchungen im Betrachtungszeitraum aus.

Reservierte Buchungen ausfiltern

Setzen Sie diese Option, um Reservierungen nicht zu berücksichtigen.

Im Abschnitt Einschränkung können Sie die auszuwertenden Daten über eine bereits gespeicherte Suche in der Tabelle Buchungen vorselektieren.

VM-Suchdialog / Sucheditor

Selektieren Sie hier, ob die gespeicherte Suche für die Standardsuchmaske oder dem Sucheditor gespeichert wurde. Anschließend können Sie über Suchname@ oder das Suchzeichen @ eine gespeicherte Suche auswählen…

Der Abschnitt Vertreteranteile laut Auftragsbestätigungen steht zur Verfügung, wenn Vertreter als Dimension für den Forecast ausgewählt wurden.

bei Umsätzen

Ist diese Option gesetzt, so werden die Umsätze des jeweiligen Vertreters unter Berücksichtigung des im Auftrag eingetragenen Vertreteranteils ausgewiesen. Beispiel: bei einem Anzeigenumsatz von 10.000 EUR und einem Auftragsanteil von 50% werden für den Vertreter 5.000 EUR ausgewiesen. Ist die Option nicht gesetzt, so wird immer der komplette Umsatz (=100%) für den Vertreter ausgewiesen.

bei allen anderen Maßzahlen

Setzen Sie diese Option, um auch für die Angaben der Maßzahlen Seiten, Millimeter, AD-Specials und AD-Impressions die Anteile zu berücksichtigen.

NEU! Das Ausdrucken eines Forecasts erzeugt nun direkt ein PDF-Dokument. Um das Druckergebnis zu beeinflussen, stehen Ihnen im Abschnitt Drucken einige Optionen zur Verfügung.

Seitenformat
Wählen Sie zwischen Hoch- und Querformat.

Zoom
Skaliert den Ausdruck gemäß des hinterlegten Prozentwerts. 200% verdoppelt Breite und Höhe, 50% halbiert sie. Im Gegensatz zu den weiter unten beschriebenen Einstellungen zur Darstellung von Spalten und Zeilen auf einer Seite, wirkt sich der Zoom gleichermaßen auf Spalten und Zeilen aus, so dass das Größenverhältnis zwischen Höhe und Breite gleichbleibt.

Rasterlinien
Ermöglicht das Ausblenden oder Andrucken der Rasterlinien.

Spaltenüberschriften anzeigen

Ermöglicht das Ausblenden oder Andrucken der Spaltenüberschriften.

Alle Spalten auf einer Seite darstellen

Bei aktiver Einstellung werden alle Spalten auf einer Seite gedruckt. Im Gegensatz zum Zoom (s.o.) ändert diese Einstellung nur die Breite, nicht jedoch die Höhe des Ausdrucks. Sie eignet sich eher für eine Feinjustierung.

Alle Zeilen auf einer Seite darstellen

Bei aktiver Einstellung werden alle Zeilen auf einer Seite gedruckt. Im Gegensatz zum Zoom (s.o.) ändert diese Einstellung nur die Höhe, nicht jedoch die Breite des Ausdrucks. Sie eignet sich eher für eine Feinjustierung.

Im Abschnitt Druckbereich kann aus dem Forecast-Datenbereich über die Angabe von Zeilen- und Spaltennummern ein Druckbereich festgelegt werden. Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise Spalten rechts oder unterhalb vom Forecast einzufügen, um weitere Berechnungen vorzunehmen, die nicht in der Druckausgabe enthalten sein sollen.

VM Forecast Plus im Detail: Der Datenbereich

Im Datenbereich des Forecasts generieren, erfassen, berechnen und visualisieren Sie Ihre Forecast-Daten. 4D View Pro funktioniert so, wie Sie es von Microsoft Excel gewohnt sind. Daher beschränken wir uns an dieser Stelle auf die VM-spezifischen Aspekte und wichtigsten Bedienelemente. Eine komplette Dokumentation ist vom Hersteller im Internet verfügbar: SpreadJS Documentation

NEU! Beginnen wir gleich mit einem Tipp: Über die Tastenkombination STRG + E können Sie zwischen im Datensatz integrierter Anzeige und Vollbildmodus des Tabellenkalkulationsbereiches wechseln.

Der VM Forecast besteht zunächst immer aus vier festen Spalten-Elementen, die über die Forecast-Parameter Dimension und Maßzahlen automatisch aufgebaut und auch bei Anwendung der Funktion Berechnen aktualisiert werden. Diese Bereiche sind nicht für das Einfügen von zusätzlichen Spalten vorgesehen!

Die Dimensions-Spalte

In der ersten Spalte befinden sich immer die Dimensionswerte wie beispielsweise die zu betrachtenden Kunden. Diese können wie zuvor beschrieben in einem Rutsch über ein vorbereitetes Set in das Arbeitsblatt geladen werden. Sie können aber auch in leeren oder nachträglich eingefügten Zeilen mit Name@ oder nur dem Suchzeichen @ weitere Daten ergänzen. Es öffnet sich der bekannte VM Auswahldialog auf die Tabelle der gewählten Dimension.

HINWEIS: Bei der Berechnung des Forecasts werden die in der ersten Spalte eingetragenen Werte grundsätzlich als Matchcode interpretiert. Handelt es sich bei einem Wert nicht um einen gültigen Matchcode in der Dimensionstabelle, so werden in dieser Zeile auch keine Werte eingetragen (auch keine Null-Werte). Dies ermöglicht es Ihnen beispielsweise Summenzeilen einzufügen, die von der Berechnung nicht überschrieben werden sollen. Für den Sonderfall, dass Sie in der ersten Spalte einen Wert eintragen, der ein gültiger Matchcode ist, aber nicht als Matchcode interpretiert werden soll, stellen Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen voran. Existiert ein Kunde mit dem Matchcode „Summe“ und sie wollen eine Summenzeile einfügen, die in der ersten Spalte den Text „Summe“ enthält, dann tragen Sie stattdessen „‘Summe“ ein. Die Angabe des einfachen Anführungszeichens besagt, dass der eingegebene Wert nicht formatiert werden soll. Er wird häufig in Verbindung mit numerischen Werten verwendet und funktioniert so auch in Excel. In der Anzeige und beim Drucken wird das Anführungszeichen nicht dargestellt.

Der Eingabe-Bereich für Soll-Werte und revidierte Sollwerte

In diesem Bereich halten Sie Ihre „ersten“ Soll-Werte fest (Spalte Soll pro Maßzahl) sowie fortlaufend revidierte Soll-Werte (Spalte Soll rev. pro Maßzahl).

NEU! Sie können in den Soll-Wert-Zellen jetzt auch direkt mit Formeln in Excel-Syntax arbeiten, um eine erste Basis an Soll-Wert-Daten zu schaffen. Beispielsweise berechnen Sie einen Sollwert aus der Zelle des Vorjahresumsatzes plus Vorjahresumsatz multipliziert mit 3%.

HINWEIS: Über die beiden Spezialeinstellungen 401 »Soll-Wert-Zugriff in Forecast auf Anwendergruppe beschränken und 818 Soll-Werte Forecast durch Anwendergruppe …« kann die Bearbeitung der Soll-Werte auf Mitglieder einer bestimmten Anwendergruppe beschränkt werden. Anwender, die nicht dieser Gruppe zugeordnet sind, können die Werte nur einsehen, aber nicht verändern. Aufgrund technischer Konvertierungsgrenzen greifen diese Einstellungen nur für neu mit 4D View Pro erstellte Forecasts und nicht für konvertierte Altdaten. Dies gilt auch für Forecasts die über die Duplizieren-Funktion aus konvertierten Altdaten erstellt werden.

Der Bereich Vorjahr mit Stichtags- und Gesamtwerten

In diesem Bereich finden Sie für jede ausgewählte Maßzahl eine Spalte für die Vorjahreswerte, einmal zum Stichtag im Vorjahr und einmal über den gesamten Betrachtungszeitraum.

Der Bereich Laufendes Jahr mit Stichtags- und Gesamtwerten

In diesem Bereich finden Sie für jede ausgewählte Maßzahl eine Spalte für die aktuellen Jahreswerte, einmal zum Stichtag und einmal über den gesamten Betrachtungszeitraum.

HINWEIS: Die Header-Überschriften Vorjahr und Laufendes Jahr sind reine Vorschlagswerte für den am häufigsten verwendeten Betrachtungszeitraum von Kalenderjahren. Tatsächlich basieren die Bereiche auf der Zeitraumangabe, die auch von einem Kalenderjahr abweichende Werte enthalten kann. Entspricht diese beispielsweise dem Zeitraum 01.07.2020 bis 30.11.2020, so wird dieser für die Berechnung in dem Bereich Laufendes Jahr zu Grunde gelegt und für die Berechnung im Bereich Vorjahr der Zeitraum 01.07.2019 bis 30.11.2019. In solchen Fällen empfiehlt sich die neue Möglichkeit Inhalte in Zeilenüberschriften zu ändern und zu formatieren. Wie das funktioniert, folgt sogleich!

Bei zeitlichen Dimensionen (Kalenderwochen, Monate, Quartale und Halbjahre) wird eine zusätzliche Spalte rechts neben der letzten Maßzahl des laufenden Jahres eingefügt. Diese Spalte ist verborgen und enthält die Startdaten der Zeitintervalle. Diese Spalte darf nicht gelöscht werden, da sonst eine korrekte Berechnung der Buchungswerte nicht mehr möglich ist.

Bearbeiten der Zeilenüberschriften (Headerbereich)

NEU! Um Zeilenüberschriften zu ändern empfiehlt sich per STRG+E den Vollbildmodus zu aktivieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Zeilenüberschriften und wählen Sie die Funktion Headers… aus dem Kontextmenü.

Im folgenden Dialog können Sie nun nach Belieben Zeilenüberschriften ändern und Formatieren.

Eigene Spalten, Zeilen und Berechnungen hinzufügen

Wie bereits erwähnt, sollten keine Spalten in den zuvor beschriebenen festen Bereichen des VM Forecast eingefügt werden, während Zeilen beliebig eingefügt werden können. In diesem Fall kann der VM beispielsweise beim nachträglichen Ändern von Maßzahlen Spalten nicht mehr korrekt einfügen und entfernen. Ferner würde eine Neuberechnung die Buchungswerte eventuell in falschen Spalten einfügen.

Sie können am Ende der festen Datenbereiche beliebig Spalten für eigene Kalkulationen oder Visualisierung von beispielsweise Differenzen zwischen Ist- und Sollwerten ergänzen. Eigene Berechnungen stellen Sie in Excelsyntax an…

… und können NEU! die aus Excel bekannte Funktionalität der Bedingten Formatierung (Condition Format) jetzt auch in VM Forecasts anwenden.

Weitere Arbeitsblätter verwenden und Diagramme einbinden

NEU! Auch innerhalb des VM Forecast-Datenbereiches können Sie jetzt wie in Excel weitere Arbeitsblätter hinzufügen, um dort die Daten visuell anderes aufzubereiten, beispielsweise auch in Diagrammform.

Ab nach Excel!

NEU! Der Forecast-Datenbereich lässt sich nun nahtlos an Excel übergeben, weiterbearbeiten und an VM-Externe Kollegen weiterleiten! Jetzt verraten wir auch, wie das funktioniert.

Steuern Sie das File Menü an…

…und wählen im Abschnitt Export den Eintrag Excel File. Wichtig ist die Option Export column header as Excel frozen rows zu aktivieren, um die Spaltenüberschriften einzuschließen.

Sie können im Abschnitt Import auch entsprechend aufbereitete oder zuvor exportierte Forecasts im Datenformat Excel oder 4D View Pro importieren. Wichtig ist die festen Spaltenbereiche 1:1 in der VM Forecast-Konstellation zu behalten bzw. aufzubauen.

Für beide Richtungen weisen wir auf Kompatibilitätsgrenzen hin. Insbesondere bei Schriften und Formatierungen kann es zu Abweichungen kommen. Hier wird der Hersteller von 4D Pro View mit neuen Versionen auch kontinuierliche Verbesserungen liefern.

Probieren Sie aus und geben Sie uns Feedback, für welche typischen Anwendungsfälle noch Verbesserungsbedarf besteht!

Wir prüfen, was wir bei uns tun können oder leiten Ihr Feedback andernfalls an den Hersteller von 4D View Pro weiter.