Aus tonnenweise „Altpapier“ und kilometerlangen verstaubten Aktenschrankwänden werden immer öfter digitale Daten, die sicher archiviert werden.
Doch so einfach wie die Papierablage ist die Datenarchivierung leider nicht. Die zu erfüllenden rechtlichen Anforderungen sind gefühlt genauso zahlreich wie die Anzahl der Aktenordner, die in den dunklen Kellerabteilen standen. Bedauernswerterweise sind diese Anforderungen nur nicht so beständig.
Mit den E-Rechnungen gibt es auch bei der Archivierung eine Neuerung. Reichte es bislang aus, eine PDF-Datei der Rechnung zu sichern, ist mit der Einführung der E-Rechnungen für das Finanzamt maßgebend, dass die XML-Datei zur Rechnung archiviert wird. Die Aufbewahrungspflicht gilt also für die Rechnungsdatei in strukturiertem technischem Format, z.B. XML.
Mit der automatischen PDF-Archivierung werden ab VM 2024.0 nicht nur die PDF-Dateien, sondern auch die XML-Dateien in dem ausgewählten Verzeichnis abgelegt. Parallel dazu wird in der Protokolltabelle ein Protokoll erzeugt, das auch eventuelle Fehlermeldungen zu nicht erstellten E-Rechnungen enthält. Das Protokoll wird dem Anwender dabei bewusst nicht gemeldet, weil die PDF-Archivierung in den meisten Fällen von einem Batchuser durchgeführt wird und die Meldung dort nicht wahrgenommen werden würde. Um eine lückenlose Archivierung der XML-Dateien zu gewährleisten, müssen diese Protokolle jedoch regelmäßig geprüft werden.
Wollen Sie wissen, was genau zu tun ist? Nähere Informationen erhalten Sie unter Verlagsmanager@knk.de.
Von der eigenen Grundlagenschulung auf Verlagsseite, bis zur Produktmanagerin auf Herstellerseite. „Das muss doch irgendwie (einfacher) gehen“: Mit diesem Credo entwickelte und optimierte sie Buchungsstrukturen und Prozesse im Bereich Anzeigendisposition und verwaltete den VM verlagsseitig als Administratorin. Nun nutzt sie ihre Branchenerfahrung und ihre Begeisterung, um den VM Verlags-Manager weiterzuentwickeln und Lösungen anzubieten.