Im Rahmen des VM 2020.1 möchten wir Ihnen unsere Highlights vorstellen. Hierzu wird es eine Reihe von Blogbeiträgen geben, in denen wir auf einige Aspekte eingehen werden. Als fünften Beitrag widmen wir uns heute dem Thema xRechnungen. Mehr dazu lesen Sie unten.

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Ab dem 27.11.2020 sind alle Dienstleister und Lieferanten verpflichtet, Rechnungen an Ämter und Behörden in Deutschland in digitaler und maschinenlesbarer Form zu übermitteln.

Ähnlich dem eBilling in Österreich bietet der VM mit dem VM 2020.1 die Möglichkeit, VM Rechnungen auch im XML Format der XRechnung auszugeben. Dieses Format ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte wurde und bereitgestellt wird. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., die Inhalte einer Rechnung sind spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Um XRechnungen erzeugen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Beim Rechnungsempfänger müssen 2 Kommunikationsarten angelegt werden, damit der VM erkennen kann, dass XRechnungen gewünscht sind.

Die Stammdaten zu den Kommunikationsarten XRechnung_LeitwegID und XRechnungDE müssen nicht manuell hinterlegt werden, sondern werden durch das Update auf VM 2020.1 automatisch in den Namenstabellen erzeugt.

Die LeitwegID dient zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers und wird bei Auftragserstellung durch die Behörden und Ämter übermittelt. Sie ist dann grundsätzlich für diesen Rechnungsempfänger gültig. Daher muss diese Kommunikationsart im VM nur einmalig pro Rechnungsempfänger angelegt werden.

Die Kommunikationsart XRechnungDE dient dem VM lediglich zur Erkennung, dass hier eine XRechnung erstellt werden soll.

Beide Kommunikationsarten müssen also beim Rechnungsempfänger hinterlegt werden, damit XRechnungen korrekt erzeugt werden können.

  1. In der Tabelle Rechnungen haben wir die Vorlaufmaske zum Drucken von Rechnungen erweitert. Dort gibt es sowohl für VM-L als auch für VM-A jetzt eine neue Checkbox für die XRechnungen:

VM-L Druckvorlaufmaske für Einzeldruck/Druck von Originalen

VM-A Druckvorlaufmaske für Einzeldruck/Druck von Originalen

Um XRechnungen zu erzeugen, muss die Checkbox aktiv sein. Der VM prüft dann, ob in der Auswahl der Rechnungen Empfänger dabei sind, die einen Eintrag zur Kommunikationsart XRechnungDE haben. Die Anzahl der in Frage kommenden Rechnungen wird in der Zeile XRechnung Deutschland dargestellt.

In den Einstellungen zur XRechnung finden sich die Möglichkeiten, festzulegen, wohin die erzeugten XML abgelegt werden sollen und wie die Benennung der Dateien erfolgen soll.

Optional gibt es noch die Möglichkeit, eine Zahlverbindung zu erfassen, die dann in die XML übernommen wird.

Sind die Einstellungen einmal vorgenommen, werden sie automatisch gespeichert.

Sind alle Voreinstellungen vorgenommen, erstellt der VM selbstständig XRechnungen für die Rechnungen, deren Rechnungsempfänger entsprechend durch die Kommunikationsarten gekennzeichnet sind. Alle anderen Rechnungen der Auswahl werden weiterhin wie gewünscht als PDF oder per Ausgabe auf einem voreingestellten Drucker ausgegeben.

HINWEIS: bei den Rechnungen, die als XRechnung im XML-Format erstellt werden, wird zusätzlich keine PDF oder keine Druckversion ausgegeben.